Executive Assistant

Heb jij een groot verantwoordelijkheidsgevoel en ben je gewend zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen en snel te schakelen? Krijg jij energie van een afwisselende en uitdagende functie als Executive Assistant? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Waar kom je te werken?

Je werkplek is op ons kantoor in Hoofddorp en soms is het nodig om naar onze kantoren in Wanssum, Antwerpen en Rieme te reizen. Je rapporteert aan de Algemeen Directeur van Cementbouw/VVM, maar ondersteunt ook de Financieel Directeur.

Hoe zien jouw werkzaamheden er uit?

Je bent verantwoordelijk voor een pakket afwisselende taken en geen dag is hetzelfde. Als Executive Assistant voer je voornamelijk de volgende werkzaamheden uit met een hoge mate van zelfstandigheid:

• Proactief beheren en optimaliseren van de agenda’s van de Algemeen Directeur en de Financieel Directeur (afspraken plannen, eraan herinneren, hun e-mails en post beheren);
• Telefoongesprekken aannemen en screenen;
• Belangrijkste aanspreekpunt voor het kantoor in Hoofddorp zowel intern als extern;
• Bezoekers verwelkomen;
• Het voorbereiden en organiseren van zakelijke reizen of evenementen voor de twee directeuren (interne en externe vergaderingen, toespraken, seminars, beurzen, enz.);
• Het beheren van onkostendeclaraties van de twee directeuren;
• Het voorbereiden en beheren van de dossiers die de twee directeuren nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren (vooraf lezen van documenten voor vergaderingen, analyses, rapporten, interne notities, enz.). Zorg dragen voor de opvolging van dossiers;
• Bijwonen van vergaderingen en notuleren indien nodig;
• Het sorteren en archiveren van belangrijke documenten (informatie verzamelen, verwerken, classificeren en bijwerken);
• Beheren en bijwerken van professionele en wettelijke documentatie;
• Assisteren van de overige vijf MT-leden en de bedrijfsjurist met juridische correspondentie en documentatie;
• Monitoren en analyseren van diverse gegevens (dashboards, indicatoren, rapportering, enz.);
• Beheren en inkopen kantoorbenodigdheden/meubilair voor Hoofddorp;
• Het aanspreekpunt zijn van de beheerder van ons kantoor in Hoofddorp en toezicht houden op het onderhoud van ons kantoor;
• Ondersteunen van de Marketing & Communicatie Manager bij onder meer het organiseren van interne en externe events en het uitvoeren van redactionele werkzaamheden (personeelsmagazine e.d.).

Wij bieden

Een werkplek binnen een enthousiast en gemotiveerd team. Een goede informele werksfeer in een platte organisatie. Ruimte voor eigen initiatief, ideeën en eigen ontwikkeling.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Parttime/Fulltime (32 tot 40 uur bespreekbaar);
• Arbeidsvoorwaarden conform de HIBIN-cao;
• Laptop en smartphone van de zaak;
• Bonusplan;
• 25 vakantiedagen en 12 ATV dagen;
• Thuiswerkmogelijkheden;
• Bedrijfsfitness en fietsplan.

Onze ideale kandidaat

Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau, aangevuld met enkele jaren relevante werkervaring. Je bent goed in organiseren en plannen. Je bent proactief, efficiënt, effectief, discreet en sensitief. Je hebt inlevingsvermogen, bent nauwkeurig, stressbestendig, zelfverzekerd en uiterst zelfstandig. Je hebt een passie voor
het ontzorgen van anderen en het tot in de puntjes regelen. Vanzelfsprekend beschik je over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels en ben je bedreven in het Windows office pakket(voornamelijk Word, Excel en Powerpoint) en beschik je over eigen vervoer.

Zie jij jezelf in deze uitdagende functie?

Wij ontvangen jouw reactie voorzien van een curriculum vitae, ter attentie van Els Hendriks(HR Manager) via vacature@cementbouw.nl of solliciteer direct via ons online sollicitatieformulier zodat we snel met je in contact kunnen komen! Heb je vragen over de inhoud van de vacature, neem dan contact op met Denise Hensen via 06–15209409.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Klik hier voor een video over alle activiteiten van Cementbouw.